なぜ、仕事がテキパキと片づけられないか?仕事と時間と効率の考察

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「忙しい」とは「心」を「亡」くすと書きます。
「忙しい、忙しい」とは言いたくないですが、時間がありません。

貧乏ヒマなし。
という言葉もあります。

バタバタしている、バタバタしている、というわけです。
そうなると、すべてが後手後手に回ってしまいます。

締め切り寸前の仕事になります。
メールの返信も遅くなってしまいます。
ブログも文章を書く時間がとれなくなってしまいます。

理想のカッコいいビジネスマンをイメージすると、仕事をテキパキ、バリバリ、スピーディにこなして、あっと言う間に仕事が終わる、という感じでしょうか。

ただ、現実にはそうはいかず、後手後手で、ひとつひとつに時間がかかります。

なぜ、仕事がテキパキと片づけられないのでしょうか?

私の考察では、その答えは以下の3つです。

1.ルーティン仕事ばかりでない
2.拘束時間に大きく時間をとられる
3.先手先手で先読みできていない

1.ルーティン仕事ばかりでない

毎回同じような仕事、定型化された仕事であれば、わかりやすいです。
進捗も明白ですし、ワンパターンなので、なにをすればいいかわかります。

たとえば、ブログ記事を書くことであれば、ある程度ルーティン仕事で、文章を書いてアップロードすればいいだけです。わかりやすいです。

一方で、単発の、今までやったことがない仕事もあるわけです。
たとえば、各種の業務申請書類を作成したり、株主への参考書類を作成したり、金融機関への提出書類を作成したり、ということなどです。

もちろん、回数を重ねれば、ルーティン仕事と言えるほど身に付くのでしょうが、未熟ゆえ、そこまで至っていません。ひとつひとつ、地道に歩を進めていく必要があります。

そういうことから、時間がとられます。

2.拘束時間に大きく時間をとられる

ほかには拘束時間の問題があります。
たとえば、今回のゲストハウス建築で外部の木部塗装をしました。

外装用オスモクリアープラスの失敗しない、上手い塗り方

仕事自体は単純作業で、それほど考えるべきことはないですが、時間をとられます。時間拘束が長いのです。

手順としては、用具をそろえて、下処理して、塗装。
塗装も力がいりますし、面積が広ければ大変です。
10平方メートルくらいでも、2,3時間は優にかかります。

この拘束時間中は、メール対応もできなければ、事務作業もできません。パソコンを開くこともできません。

ゆえに、時間拘束が長ければ長いほど、それ以外の仕事を放置していることになるわけです。メール放置などです。

この時間拘束には、ビジネスパートナーとの打ち合わせを含めた人と会うこと、移動時間、まとまった作業があげられます。

3.先手先手で先読みできていない

最後になりますが、仕事がテキパキと片づけられない最大の理由は「先手先手で先読みできていない」からです。

すべての仕事を時間軸でとらえて、必要な締め切りを明確に理解した上で、先手先手で仕事をつぶしていくことができれば、支障なく、滞りなく仕事を片づけられるはずです。シミュレーションできていれば、そうできるはずです。

それができていないということは、結局は全体を把握しきれていないのではないか、と思います。

そのためには、タスク・仕事の全体を俯瞰して、把握すると同時に、そのスケジュール上の位置づけを認識して、先手先手で片づけていく意識が大切なのではと感じます。

書けば書くほど、至らない感じがしますが、今後は一歩ずつ改善していくことができれば、と思っています。



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